Laatst bijgewerkt: 26 september 2026
MantelBalans gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Bij mijn werkzaamheden als mantelzorgmakelaar en onafhankelijk cliëntondersteuner krijg ik regelmatig te maken met persoonlijke en soms gevoelige informatie. In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens MantelBalans verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten u heeft.
MantelBalans is onderdeel van Nakuru Consultancy B.V., gevestigd aan de Valeriaanlaan 8, 3925 RN Scherpenzeel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52427668.
Nakuru Consultancy B.V., handelend onder de naam MantelBalans, is in beginsel verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Welke persoonsgegevens verwerkt MantelBalans?
Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van uw situatie en de opdracht.
Het kan onder andere gaan om:
- naam, adres en woonplaats;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- geboortedatum;
- contactgegevens van een vertegenwoordiger, mantelzorger of andere betrokkene;
- gegevens over uw gezin, wonen, werk, inkomen of financiële situatie, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de opdracht;
- informatie over zorg, indicaties, voorzieningen, pgb, zorg in natura en betrokken organisaties;
- correspondentie en documenten van bijvoorbeeld CIZ, zorgkantoren, gemeenten, zorgverzekeraars, SVB, UWV en zorgaanbieders;
- gegevens die nodig zijn voor aanvragen, klachten, bezwaar- of andere procedures;
- gegevens voor facturering en administratie.
Bij de dienstverlening kunnen ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Het gaat daarbij vooral om gegevens over gezondheid, beperkingen, diagnoses, behandeling, medicatie, zorgbehoefte en andere informatie over de persoonlijke zorgsituatie.
MantelBalans verwerkt niet meer persoonsgegevens dan voor de betreffende opdracht noodzakelijk is.
MantelBalans vraagt via een algemeen contactformulier op de website niet om uitgebreide medische informatie, complete dossiers of een burgerservicenummer (BSN). Een BSN wordt alleen verwerkt wanneer dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Waarom verwerkt MantelBalans persoonsgegevens?
MantelBalans verwerkt persoonsgegevens onder andere om:
- contact met u op te nemen naar aanleiding van een vraag of verzoek;
- te beoordelen of MantelBalans u kan ondersteunen;
- een overeenkomst met u aan te gaan en uit te voeren;
- uw situatie en ondersteuningsvraag te onderzoeken;
- namens u of samen met u contact te onderhouden met betrokken organisaties;
- aanvragen, gesprekken, klachten, bezwaren of andere procedures voor te bereiden of te begeleiden;
- passende zorg, ondersteuning, voorzieningen of woonmogelijkheden te onderzoeken;
- afspraken vast te leggen en de voortgang van een opdracht te bewaken;
- facturen op te stellen en de financiële administratie te voeren;
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- de eigen rechten of die van een cliënt zo nodig te kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen.
Op welke grondslag worden persoonsgegevens verwerkt?
MantelBalans verwerkt gewone persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:
Uitvoering van een overeenkomst
De verwerking is noodzakelijk om de door u gevraagde dienstverlening uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten.
Wettelijke verplichting
Sommige gegevens moeten worden verwerkt of bewaard om aan een wettelijke verplichting te voldoen, bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
Gerechtvaardigd belang
In bepaalde situaties kan MantelBalans gegevens verwerken vanwege een gerechtvaardigd bedrijfs- of organisatorisch belang, bijvoorbeeld voor de beveiliging van systemen, het voorkomen van misbruik of het kunnen vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken. Daarbij wordt altijd afgewogen of uw privacybelang niet zwaarder weegt.
Toestemming
Wanneer verwerking alleen op basis van uw toestemming mag plaatsvinden, vraagt MantelBalans die toestemming vooraf. U kunt deze toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.
Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens
Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens zijn extra beschermd.
MantelBalans verwerkt dergelijke gegevens alleen als dit voor de opdracht noodzakelijk is én daarvoor een uitzondering op het verbod van verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.
Waar uitdrukkelijke toestemming daarvoor de toepasselijke uitzondering is, vraagt MantelBalans die toestemming afzonderlijk en duidelijk.
Bijzondere persoonsgegevens worden nooit gebruikt voor reclame of marketing.
Wanneer bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, kan daarvoor eveneens een wettelijke uitzondering gelden.
Als u uw toestemming intrekt, stopt MantelBalans met de verwerking die uitsluitend op die toestemming was gebaseerd. Wanneer de betreffende gegevens noodzakelijk zijn om een opdracht uit te voeren, kan het gevolg zijn dat MantelBalans een deel van de werkzaamheden niet meer kan uitvoeren. Ik bespreek dat in dat geval met u.
Minderjarigen en vertegenwoordiging
Wanneer verwerking van persoonsgegevens van iemand jonger dan 16 jaar op toestemming is gebaseerd, wordt de toestemming gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordiger voor zover de wet dit vereist.
Ook bij curatele, mentorschap of andere wettelijke vertegenwoordiging wordt rekening gehouden met de bevoegdheden van de betrokkene en diens wettelijke vertegenwoordiger.
MantelBalans kan vragen om aan te tonen dat iemand bevoegd is om namens een cliënt op te treden.
Machtiging om namens u op te treden
Voor sommige werkzaamheden is het nodig dat MantelBalans namens u contact opneemt met bijvoorbeeld een gemeente, zorgkantoor, CIZ, zorgverzekeraar, SVB, UWV, zorgaanbieder of andere organisatie.
Daarvoor kan een afzonderlijke machtiging nodig zijn.
Een machtiging om namens u op te treden is niet hetzelfde als toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens. Beide hebben een eigen doel.
Hoe ontvangt MantelBalans persoonsgegevens?
MantelBalans kan persoonsgegevens ontvangen:
- rechtstreeks van u;
- van uw wettelijke vertegenwoordiger, mantelzorger of gemachtigde;
- van zorgverleners, overheidsinstanties, uitvoeringsorganisaties, verzekeraars, zorgkantoren of andere betrokken organisaties, wanneer daarvoor een geldige grond bestaat;
- uit documenten die u of een andere bevoegde partij aan MantelBalans verstrekt;
- via het contactformulier, e-mail of telefonisch contact;
- uit openbare bronnen wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.
Wanneer MantelBalans persoonsgegevens over u van iemand anders ontvangt, worden deze alleen gebruikt voor het doel waarvoor zij noodzakelijk zijn.
Met wie kan MantelBalans persoonsgegevens delen?
MantelBalans verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor de opdracht, wanneer u MantelBalans daarvoor heeft gemachtigd, wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat of wanneer MantelBalans wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
Afhankelijk van uw situatie kunnen gegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met:
zorgkantoren, CIZ, gemeenten, zorgverzekeraars, SVB, UWV, zorgaanbieders, behandelaren, cliëntondersteuners, juridische adviseurs, klachteninstanties of andere organisaties die bij uw situatie betrokken zijn.
MantelBalans maakt daarnaast gebruik van dienstverleners voor bijvoorbeeld hosting, e-mail, ICT, beveiliging, administratie en boekhouding. Wanneer deze partijen persoonsgegevens in opdracht van MantelBalans verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.
MantelBalans verstrekt niet méér persoonsgegevens dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.
Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige ICT- of clouddienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
Wanneer hiervan sprake is, maakt MantelBalans alleen gebruik van dergelijke dienstverlening wanneer voor de doorgifte een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
Bewaartermijnen
MantelBalans bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
Voor de belangrijkste categorieën gelden in beginsel de volgende termijnen.
Contactaanvragen waarbij geen opdracht tot stand komt
Gegevens worden in beginsel binnen drie maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderd, tenzij er een goede reden is om ze langer te bewaren.
Cliënt- en opdrachtdossiers
Persoonsgegevens die onderdeel zijn van een cliënt- of opdrachtdossier worden gedurende de opdracht bewaard en in beginsel maximaal twee jaar na afronding van de opdracht.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is vanwege een lopende procedure, klacht, mogelijk juridisch geschil, een afgesproken vervolgtraject of een wettelijke verplichting. In dat geval worden alleen de gegevens bewaard die daarvoor noodzakelijk zijn.
Financiële administratie
Gegevens die onderdeel uitmaken van de wettelijk verplichte bedrijfs- en belastingadministratie worden in beginsel zeven jaar bewaard.
Toestemmingen en machtigingen
Deze worden bewaard zolang dat noodzakelijk is om aan te kunnen tonen op welke grond gegevens zijn verwerkt of namens iemand is gehandeld.
Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon kunnen worden herleid.
Website
Bij het bezoeken van www.mantelbalans.nl kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website goed en veilig te laten functioneren. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het IP-adres, het tijdstip van bezoek, informatie over de browser of het apparaat en technische loggegevens.
Deze informatie wordt alleen gebruikt voor doeleinden zoals beveiliging, het voorkomen van misbruik, technisch beheer en – indien van toepassing – privacyvriendelijke statistieken over het gebruik van de website.
Persoonsgegevens die u zelf via een contactformulier invult, worden uitsluitend gebruikt om uw bericht te behandelen en contact met u op te nemen.
Stuur via het algemene contactformulier bij voorkeur geen uitgebreide medische informatie, complete dossiers of BSN.
Cookies
MantelBalans kan gebruikmaken van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website en van beperkt analytische cookies die weinig gevolgen hebben voor de privacy.
Wanneer op de website cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
U moet dergelijke toestemming eenvoudig kunnen weigeren en later weer kunnen intrekken.
De daadwerkelijk gebruikte cookies en instellingen van de website zijn bepalend. Wanneer MantelBalans gebruikmaakt van bijvoorbeeld externe analysetools, ingesloten video’s, sociale-mediafuncties of andere diensten die cookies plaatsen, wordt hierover aanvullende informatie gegeven en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.
Beveiliging
MantelBalans neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of ander onrechtmatig gebruik.
De beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de gevoeligheid van de gegevens en kunnen onder andere bestaan uit toegangsbeveiliging, beveiliging van apparaten en accounts, actuele software, back-ups en beveiligde verbindingen.
Ondanks zorgvuldige beveiliging kan nooit volledig worden uitgesloten dat zich een beveiligingsincident voordoet.
Denkt u dat persoonsgegevens bij MantelBalans niet goed beveiligd zijn, verloren zijn gegaan of ten onrechte bij iemand terecht zijn gekomen? Neem dan zo snel mogelijk contact op.
Uw privacyrechten
U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Afhankelijk van de situatie heeft u onder andere het recht om:
- uw persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking tijdelijk te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt in een overdraagbare vorm te ontvangen of te laten overdragen, wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- eerder gegeven toestemming in te trekken;
- informatie te ontvangen over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Niet ieder recht kan in iedere situatie volledig worden uitgevoerd. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten of andere wettelijke verplichtingen betekenen dat bepaalde gegevens nog niet mogen worden verwijderd.
U kunt een verzoek indienen via contact@mantelbalans.nl of per post.
MantelBalans kan om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Dit is bedoeld om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.
MantelBalans reageert in beginsel binnen één maand op een verzoek. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn in overeenstemming met de AVG worden verlengd. U wordt daar dan tijdig over geïnformeerd.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
MantelBalans gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij zonder menselijke tussenkomst besluiten worden genomen die belangrijke gevolgen voor u hebben.
De beoordeling en ondersteuning binnen een cliënttraject vindt door een persoon plaats.
Klachten
Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop MantelBalans met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact op. Ik probeer uw vraag of klacht zo snel mogelijk op te lossen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of privacywetgeving verandert.
De meest actuele versie staat altijd op:
Bij belangrijke wijzigingen kan MantelBalans betrokkenen hierover aanvullend informeren wanneer dat passend of noodzakelijk is.
Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen met:
MantelBalans
onderdeel van Nakuru Consultancy B.V.
Robert Tiesing
Valeriaanlaan 8
3925 RN Scherpenzeel
E-mail: contact@mantelbalans.nl
Website: www.mantelbalans.nl
KvK: 52427668